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Mod. IREG – Data Agg. 05/2025 Informativa per il trattamento dei dati personali Ai sensi dell’Art. n. 13 del REGOLAMENTO EUROPEO N. 679/2016 Gentile Interessato, UBGEN SRL in qualità di Titolare del trattamento dei dati ai sensi dell’art. n. 13 del Regolamento Europeo n. 679/2016 “General Data Protection Regulation (GDPR)” (d’ora innanzi Regolamento UE), recante disposizioni in materia di trattamento dei dati personali, intende informala in merito al trattamento dei Suoi dati personali. La norma prevede che chiunque effettui trattamenti di dati personali è tenuto ad informare il soggetto interessato in relazione ai dati trattati e agli elementi qualificanti il trattamento, che deve in ogni caso avvenire in maniera lecita, corretta e trasparente, nonché tutelare la riservatezza e garantire i diritti del soggetto interessato. Si precisa che per trattamento dei dati s’intende qualsiasi operazione o complesso di operazioni concernenti la raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modifica, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, diffusione, distruzione dei dati stessi. 1.Titolare del trattamento dei dati Il Titolare del trattamento dei dati è UBGEN S.R.L. con sede legale in Via Regia 71, 35010, Vigonza (PD) e sede operativa in Viale del lavoro 14, 35010, Vigonza (PD), C.F. e P.IVA: 04750480289, contattabile ai seguenti recapiti: telefono +39 049 628630, e-mail: privacy@ubgen.it. 2. Natura dei dati Trattati, Finalità e Base giuridica del trattamento Natura dei dati trattati. In relazione alle finalità del trattamento sotto riportate si informa che saranno trattatati unicamente “dati personali comuni” quali, ad esempio: • dati identificativi azienda (ragione sociale, partita IVA, C.F., tipologia, indirizzo, recapito telefonico, e-mail, etc.); • dati anagrafici referente aziendale e responsabile legale (nome, cognome, etc.); • etc. Finalità del trattamento. I suoi dati personali saranno trattati per le seguenti finalità: A. soddisfare la sua richiesta di registrazione al nostro sito e, dunque, per la creazione di un proprio account personale, mediante la compilazione dell’apposito form che trova in questa pagina; B. gestire i rapporti precontrattuali e contrattuali; C. adempiere ad obblighi di legge; D. marketing: per inviarLe materiale pubblicitario, vendita diretta, compimento di ricerche di mercato e comunicazioni commerciali e promozionali; Base giuridica del trattamento. I dati personali, per le finalità di cui al punto 2A-2B e 2C saranno trattati rispettivamente per il perseguimento di un interesse legittimo del Titolare (art. 6. parag. 1 lett. f Regolamento UE), per l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (art.6. parag.1 lett. b Regolamento UE), per adempiere ad un obbligo di legge al quale è soggetto il Titolare del trattamento (art.6. parag.1 lett. c Regolamento UE). I suoi dati personali, per le finalità di cui di cui ai punti 2D della presente informativa potranno essere trattati lecitamente esclusivamente previo suo consenso (art. 6. parag.1 lett. a Regolamento UE), specifico, separato, espresso, documentato, preventivo e del tutto facoltativo. Il consenso da Lei prestato potrà essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca (art.7 parag.3 Regolamento UE) Inoltre, si informa l’interessato, che ai sensi dell’art. 21 del Regolamento UE, l'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per le finalità di marketing diretto (compresa la profilazione) e che, qualora l'interessato si opponga al trattamento, i dati personali non potranno più essere oggetto di trattamento per tali finalità. Precisazione: seguendo il principio di massima trasparenza nei confronti dell’Interessato distintivo della nostra Azienda, desideriamo informarLa che nel caso Lei decida di prestare il consenso al punto 2D (marketing), deve essere preventivamente informato e consapevole che le finalità del trattamento perseguite sono di specifica natura commerciale, pubblicitaria, promozionale e di marketing in senso lato, quali: 1. inviare materiale pubblicitario ed informativo (es. Newsletter), a carattere promozionale; 2. inviare informazioni commerciali con modalità cartacee, automatizzate o elettroniche e, in particolare, a mezzo posta ordinaria o e-mail, telefono (es. chiamate, messaggi WhatsApp, SMS, MMS), fax e qualsiasi altro canale informatico (es. siti web, mobile app); 3. inoltrare inviti a eventi, manifestazioni e a riunioni di carattere informativo e promozionale; 4. inoltrare comunicazioni di aggiornamento su iniziative promozionali o su novità tecniche, per servizi, formazione o assistenza e/o rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità. 3. Destinatari dei dati e Modalità di trattamento Esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione Il trattamento dei Suoi dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e potrà essere effettuato mediante strumenti cartacei ed elettronici sia dal personale dell’Azienda scrivente, autorizzato/incaricato al trattamento dei dati personali, sia da soggetti esterni chiamati a svolgere specifici incarichi, per conto del Titolare del trattamento, in qualità di Responsabili del trattamento, ai sensi dell’art. 28 Regolamento UE, previa nostra lettera di incarico che imponga loro il dovere di riservatezza e sicurezza del trattamento dei dati personali, e l’adozione di misure di sicurezza idonee per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti e non corretti, ed accessi non autorizzati, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei dati personali. Per brevità la lista dettagliata di tali figure è disponibile presso la sede del Titolare del trattamento ed è a Sua disposizione. I suoi dati personali non saranno diffusi e non saranno trasferiti verso paesi terzi o organizzazioni internazionali, non saranno comunicati a terzi tranne che per obblighi di legge o di contratto (si precisa che rientra negli obblighi di contratto anche la comunicazione dei dati alle altre due Aziende del Gruppo e precisamente a DENTIST EDUCATION SRL e a ESSEMME COMPONENTS S.R.L., essendo le attività di queste essenziali al completamento/esecuzione di quanto da lei richiesto). 4. Tempi di conservazione dei dati I suoi dati personali saranno conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per i quale sono trattati, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione previsto dal Regolamento UE e/o per il tempo necessario per obblighi di legge e di contratto o fino a che non intervenga la revoca del consenso specifico da parte dell’interessato e, quindi ◦ con riferimento alle finalità indicate nei punti 2A-2B-2C, i dati verranno conservati per il tempo non superiore al conseguimento delle finalità per i quale sono trattati e/o per il tempo strettamente necessario per l’espletamento degli obblighi di legge e di contratto; ◦ con riferimento alle finalità indicate nel punto 2D, i dati trattati per finalità di Marketing saranno conservati non oltre i 24 mesi dalla raccolta. A garanzia dei tempi di conservazione dichiarati è previsto che sia effettuata una verifica periodica a cadenza annuale sui dati trattati e sulla possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste. 5. Accesso ai dati (categorie di destinatari a cui i dati possono essere comunicati) Informiamo inoltre che i dati raccolti non saranno mai diffusi e non saranno oggetto di comunicazione senza Suo esplicito consenso, salvo le comunicazioni necessarie che possono comportare il trasferimento di dati ad enti pubblici, a consulenti o ad altri soggetti per l’adempimento degli obblighi fiscali e di legge ovvero per l’adempimento delle finalità (ove autorizzate), previa nostra lettera di incarico che imponga loro il dovere di riservatezza e sicurezza del trattamento dei dati personali. Con riferimento all’art. 13, par. 1, lett. e) del Regolamento UE, si procede alla indicazione dei soggetti o delle categorie di soggetti (debitamente individuati ed istruiti) che possono venire a conoscenza dei dati personali dell’utente in qualità di responsabili o incaricati e si fornisce di seguito apposito elenco per categorie: • Soci, dipendenti, collaboratori e fornitori del Titolare del trattamento in Italia e all’estero, nella loro qualità di incaricati/autorizzati e/o responsabili del trattamento (es. uffici: commerciale, tecnico, amministrativo, legale, stampa; amministratori di sistema, professionisti esterni, fornitori di servizi vari, ecc.) • Aziende partner e/o direttamente collegate con la scrivente, essendo le attività di queste essenziali al completamento/esecuzione di quanto da lei richiesto. I Suoi dati personali potranno altresì essere comunicati ai soggetti esterni destinatari delle pratiche che La riguardano, nel compimento delle attività e ai soggetti esterni che interagiscono con la scrivente, sempre ed esclusivamente per attività funzionali alle finalità sopra descritte, soggetti esterni chiamati a svolgere specifici incarichi, per conto del Titolare del trattamento, in qualità di Responsabili del trattamento, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE. Per brevità la lista dettagliata di tali figure è disponibile presso la nostra sede ed è a Vostra disposizione. 6. e 7. Comunicazione e trasferimento dei dati Senza la necessità di un espresso consenso (art. 6 par. 1, lett. b), c) e f) del Regolamento UE), il Titolare del trattamento potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui ai punti da 2A a 2F a organismi di vigilanza, autorità giudiziarie, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per Legge per l’espletamento delle finalità sopra indicate. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento. I dati personali sono conservati su dispositivi ubicati preso la sede del Titolare del trattamento o presso provider, all’interno dell’Unione Europea. I Suoi dati non saranno diffusi. Per garantire la sicurezza di tali trasferimenti, ci avvaliamo solamente di soggetti che offrono le necessarie garanzie per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate affinché il trattamento effettuato rispetti quanto previsto dal Reg. UE 679/2016. Sia per quanto riguarda i dati presenti sui propri dispositivi, sia per eventuali dati presenti presso provider, il Titolare del trattamento ha messo in atto misure tecniche ed organizzative adeguate a garantire un idoneo livello di sicurezza, nel pieno rispetto di quanto indicato nel Regolamento UE. 8. Conseguenze della mancata comunicazione dei dati I dati personali di cui ai punti 2A-2B-2C della presente informativa sono necessari, senza tali dati ci sarebbe impossibile procedere alla registrazione (creazione del Suo account personale), adempiere agli obblighi contrattuali e di legge. I dati personali, invece, di cui ai punti 2D sono facoltativi il rifiuto di fornirli non comporterà alcuna conseguenza e non pregiudicherà la sua richiesta di procedere alla registrazione nonché di eseguire gli obblighi contrattuali e di legge. Può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente in ogni momento la possibilità di trattare dati già forniti. 9. Diritti dell’interessato Nella Sua qualità di interessato, ha i diritti di cui agli articoli da n. 15 a n. 22 del Regolamento UE di seguito riportati e precisamente ha il diritto ad: • ottenere la conferma dell’esistenza e del trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, ottenere l’accesso ai suoi dati (cd. diritto di accesso); • ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati in questione, i destinatari o le categorie di destinatari cui i dati sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali, il periodo di conservazione dei dati previsto o i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, ottenere tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; • ottenere la rettifica dei dati che lo riguardano (cd. diritto di rettifica) • ottenere la cancellazione dei dati che lo riguardano (cd. diritto all’oblio); • ottenere le limitazioni del trattamento (cd. diritto di limitazione di trattamento); • ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e trasmetterli ad altro titolare del trattamento senza impedimenti (cd. diritto alla portabilità dei dati); • opporsi al trattamento in qualsiasi momento (cd. diritto di opposizione). Si informa specificatamente, come richiesto dall’art. 21 del Regolamento UE, che qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto (compresa la profilazione), l'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità e che qualora l'interessato si opponga al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali non potranno più essere oggetto di trattamento per tali finalità; • essere messo a conoscenza (con la possibilità di opporsi) dell’esistenza di un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione; • revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca; • proporre reclamo a un’autorità di controllo (Garante per la Protezione dei Dati Personali). Si precisa che potrebbero esserci condizioni o limitazioni ai diritti dell’interessato. Non è quindi certo che, ad esempio, si abbia il diritto di portabilità dei dati in tutti i casi, ciò dipende dalle circostanze specifiche dell'attività di elaborazione. Altro esempio: nel caso Lei decida di opporsi al trattamento dei dati, il Titolare del trattamento ha diritto di valutare la Sua istanza, che potrebbe non essere accettata in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sui Suoi interessi, diritti e libertà. 10. Modalità di esercizio dei diritti Senza formalità alcuna Lei potrà in qualsiasi momento esercitare i Suoi diritti in modo chiaro ed esplicito inviando: - una raccomandata A.R. alla scrivente (vedere l’indirizzo indicato nella carta intestata); - una e-mail all’indirizzo privacy@ubgen.it. Oppure contattando direttamente il Titolare del trattamento al numero: +39 049 628630. 11. Minori Quanto offerto dal Titolare del trattamento ed oggetto del rapporto con Lei in essere non prevede l’acquisizione intenzionale di informazioni personali riferite ai minori. Nel caso in cui informazioni su minori fossero involontariamente registrate, il Titolare del trattamento le cancellerà in modo tempestivo, su richiesta o segnalazione dell’interessato. 12. D.P.O. (R.P.D.) – Incaricati/Autorizzati – Responsabili del trattamento Di seguito le forniamo alcune informazioni che è necessario portare alla sua conoscenza, non solo per ottemperare agli obblighi di legge, ma anche perché la trasparenza e la correttezza nei confronti degli Interessati è parte fondante della nostra attività. D.P.O. (Data Protection Officer) – R.P.D. (Responsabile delle Protezione dei Dati). Potrà inoltre rivolgersi al Responsabile della Protezione dei Dati per avere informazioni e inoltrare richieste circa i suoi dati o per segnalare disservizi o qualsiasi problema eventualmente riscontrato. Il Titolare del trattamento ha nominato Responsabile della Protezione dei Dati il Sig. Nicola Ghinello che potrà contattare ai seguenti recapiti: telefono +39 348 3165267, e-mail: nicola.ghinello@dpo-rpd.com. Incaricati/Autorizzati. L’elenco aggiornato degli incaricati/Autorizzati al trattamento è custodito presso la sede del Titolare del trattamento. Responsabili del trattamento. Per brevità la lista dettagliata di tali figure è disponibile presso la nostra sede.